Telegram
// кейс · CRM «Кадр»

CRM для фотографа: заказы, съёмки, оплаты и сроки в одном окне

Разработали систему учёта под рабочий процесс семейного фотографа. Каждый заказ проходит свой путь от заявки до сдачи, а фотограф с утра видит, что снимать, что сдавать и где остались деньги.

Обсудить похожую CRM Смотреть экраны
клиент
Семейный фотограф, Москва
решение
CRM под процесс фотографа
направления
CRM · Мобильные · Интеграции
работает на
компьютере и телефоне
Рабочий стол CRM для фотографа: число заказов в работе, ближайшие съёмки, дедлайны и сумма остатков к оплате
рабочий стол «Сегодня»: заказы по этапам, ближайшие съёмки, сроки и остатки · данные демонстрационные
01 / задача

Заказы жили в таблицах и заметках

У фотографа одновременно идут десятки заказов, и у каждого свой ритм. Съёмку нужно провести, обработать и отдать. Фотокнигу — сверстать, согласовать макет и отпечатать. Выпускной альбом — снять целый класс в несколько дней и сдать тираж к сроку.

Когда заказы, даты съёмок, оплаты и сроки сдачи разбросаны по таблицам и заметкам, легко что-то упустить:

  • срок сдачи вспоминается, когда он уже прошёл;
  • непонятно, кто внёс предоплату, а кто должен остаток;
  • расписание съёмок приходится собирать вручную;
  • нельзя быстро понять, сколько заработано за месяц и на чём.

Готовые CRM рассчитаны на продажи и воронку звонков. Здесь нужна была система под конкретное ремесло — со съёмочными днями, тиражами и этапами вёрстки.

02 / расписание

Что снимать и что сдавать в ближайшие две недели

У каждого заказа есть съёмочные дни и сроки по этапам. Система собирает их со всех заказов сразу, поэтому расписание не нужно вести отдельно.

5–18 октября · съёмки и сроки по всем заказам

  1. 5пн
  2. 6втГалерея — Ершов
  3. 7ср12:00Воронцова
  4. 8чтРетушь — БеловаОтправка галереи — Белова
  5. 9пт17:00Орлова
  6. 10сб10:20дорога11:00Баранов
  7. 11вс15:00Белова
  8. 12пнМакет на согласование — Белова
  9. 13вт12:00ПоляковаМакет на согласование — 11 «А»Ретушь — Воронцова
  10. 14срСдача в печать — Жукова
  11. 15чт10:30Лебедева
  12. 16пт
  13. 17сб12:00Соколовы
  14. 18вс
  • Съёмкасъёмочный день заказа: дата, время начала, длительность и место.
  • Дорогавремя в пути до места. В календаре это отдельное событие перед съёмкой.
  • Срок этападата, к которой этап нужно закрыть. Выполненный срок отмечается и уходит из списка.
  • Просроченна рабочем столе такие сроки стоят первыми, рядом — сколько дней прошло.
Сетка собрана из двух списков рабочего стола: «Ближайшие съёмки» и «Дедлайны». Те же события система сама создаёт в Google Календаре и обновляет их, когда меняется заказ. Имена и даты — демонстрационные.
03 / заказ и деньги

Один заказ: этапы, даты и деньги

Пример — выпускной альбом для одного класса. В карточке заказа видно, на каком он этапе, когда были съёмки, сколько клиент уже внёс и сколько заказ принесёт.

заказ №35 · выпускной альбом, 11 «А» · тираж 24

  1. Заявка
    позиции заказа 85 200 ₽17 сент · предоплата, наличные +34 000 ₽
  2. Снимаем
    19 сент · актовый зал, 09:00–12:0022 сент · школьный двор, 12:00–13:00
  3. Обрабатываем
  4. Верстаем
    сегодня, 9 окт
  5. Проверяем макет
    срок 13 окт · макет на согласование
  6. Печатаем
    расход на печать −30 000 ₽
  7. Отдаём
    расход на доставку −1 200 ₽доплата +51 200 ₽
  8. Готово
    дата завершения — заказ попадает в аналитику
сейчасоплачено 34 000 ₽остаток к оплате 51 200 ₽
после доплатыоплачено 85 200 ₽остаток 0 ₽
на любом этапесумма 85 200 ₽расходы 31 200 ₽прибыль 54 000 ₽
  • Оплата привязана к заказу: дата, способ (карта или наличные) и вид — предоплата, доплата или полная оплата. Остаток система считает сама.
  • Расход указывается у позиции заказа, поэтому прибыль видна сразу, а не после сдачи.
  • Система показывает следующий этап, но порядок не жёсткий: этап можно выставить любой, а заказ отменить в любой момент.
Суммы и даты условные, заказ придуман для примера. Пунктиром отмечено то, что ещё впереди.
04 / типы заказов

У каждого типа заказа — свой путь

этапы заказа от заявки до сдачи

Съёмкасъёмочный день и обработка
  1. Заявка
  2. Договорились
  3. Снимаем
  4. Обрабатываем
  5. Печатаем
  6. Отдаём
  7. Готово
Фотокнигаиз готовых фотографий
  1. Заявка
  2. Получаем материал
  3. Верстаем
  4. Проверяем макет
  5. Печатаем
  6. Отдаём
  7. Готово
Выпускной альбомклассы, съёмки и тираж
  1. Заявка
  2. Снимаем
  3. Обрабатываем
  4. Верстаем
  5. Проверяем макет
  6. Печатаем
  7. Отдаём
  8. Готово
Вёрстка альбомовмакет из чужого материала
  1. Заявка
  2. Получаем материал
  3. Верстаем
  4. Проверяем макет
  5. Печатаем
  6. Отдаём
  7. Готово

Выделены этапы, которых нет у обычной съёмки. Названия этапов — как в карточке заказа.

05 / разделы

Что есть в системе

Рабочий стол
Заказы в работе, съёмочные дни впереди, заказы с остатком и сумма остатков. Ниже — заказы по этапам, ближайшие съёмки и сроки.
Заказы
Список с этапом, датой съёмки, ближайшим сроком и остатком. В карточке — съёмочные дни, позиции, оплаты, сроки, заметки и ссылки на галереи.
Клиенты
Контакты, источник, отметка постоянного клиента и все его заказы. Новый заказ создаётся из карточки клиента.
Финансы
Сколько осталось получить, сколько оплачено картой и наличными, реестр всех платежей.
Съёмки
Съёмочные дни всех заказов, предстоящие и прошедшие: время, длительность, место.
Аналитика
Выручка, расход, прибыль, маржа и средний чек за полгода, год, всё время или один месяц. Отдельно — по типам заказов.
Услуги
Каталог услуг с вариантами. Цена зависит от количества и подставляется в позицию заказа.
Шаблоны
Заготовки сообщений клиентам по категориям. Поля вроде имени и даты заполняются перед отправкой.
На телефоне
Система ставится на телефон как приложение. Без связи новый заказ и оплата сохраняются и уходят на сервер, когда сеть появится.
Google Календарь
Подключается один раз в настройках. Съёмки, дорога и сроки попадают в календарь сами; из календаря в систему ничего не пишется.
06 / как выглядит

Экраны системы

Список заказов CRM для фотографа: тип, этап, дата съёмки, ближайший дедлайн, сумма и остаток
Список заказов: этап, дата съёмки, ближайший срок и остаток.
Карточка заказа выпускного альбома: этапы работы, съёмочные дни, услуги, расходы, прибыль и оплата
Карточка заказа: от этапов и съёмочных дней до оплаты.
Доска съёмочных дней: предстоящие съёмки с датой, временем, длительностью и местом
Съёмочные дни по всем заказам.
Аналитика CRM: прибыль, выручка, расход, средний чек, динамика по месяцам и доля по типам заказов
Аналитика: прибыль, выручка и средний чек.
Раздел «Финансы»: сколько осталось получить, оплачено картой и наличными, реестр платежей
Финансы: остаток к получению и реестр платежей.
Карточка клиента: контакты, отметка постоянного клиента и история заказов
Карточка клиента с историей заказов.
Список заказов CRM на экране телефона
Заказы на телефоне.
Расписание съёмок на экране телефона
Расписание съёмок на телефоне.
Карточка заказа на экране телефона: съёмочный день, место и время
Карточка заказа на телефоне.
07 / кому подойдёт

CRM под процесс, а не процесс под CRM

Такая система нужна тем, у кого заказ идёт в несколько этапов и у каждого этапа есть срок: фотографам и видеографам, фотостудиям, типографиям, ателье, мастерским, организаторам мероприятий. Этапы, поля карточки и отчёты настраиваем под то, как вы уже работаете, — переучиваться под чужую логику не придётся.

08 / под капотом
стек: Java 21, Spring Boot · PostgreSQL · React, веб-приложение с установкой на телефон
интеграции: Google Календарь — съёмки, дорога и сроки попадают в календарь сами
доступ: вход по защищённому единому аккаунту

Нужна CRM под ваш процесс? Напишите в Telegram

Расскажите, как у вас устроена работа с заказами, — предложим, что автоматизировать в первую очередь.

Написать в Telegram